Das BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet Arbeitgeber zum Handeln. Unser Leitfaden zeigt, welche Systeme geeignet sind und was bei der Einführung zu beachten ist.
Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist klargestellt: Arbeitgeber sind bereits heute verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das folgt aus einer unionsrechtskonformen Auslegung von §3 ArbSchG. Ein gesetzlich geregeltes System ist in Arbeit – doch wer auf das Gesetz wartet, handelt fahrlässig.
Schritt 1: Systeme sichten und auswählen
Nicht jedes Zeiterfassungssystem ist gleich geeignet. Das BAG fordert ein „objektives, verlässliches und zugängliches System". Folgende Varianten sind rechtssicher umsetzbar:
- Digitale Stempeluhr / Terminal: Klassisch, manipulationssicher, gut für Produktionsbetriebe und Schichtmodelle.
- Software-basierte Erfassung: Apps oder Browser-Tools, die Beginn, Ende und Pausen dokumentieren – geeignet für Büro- und Homeoffice-Modelle.
- Vertrauensarbeitszeit mit Selbstaufzeichnung: Arbeitnehmer dokumentieren eigenverantwortlich – zulässig, aber der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Aufzeichnungen vollständig sind.
Schritt 2: Betriebsrat einbinden
Die Einführung eines Zeiterfassungssystems unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats gemäß §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn das System technische Überwachungsmöglichkeiten bietet. Das gilt für nahezu alle digitalen Systeme. Holen Sie daher frühzeitig die Zustimmung des Betriebsrats ein oder schließen Sie eine Betriebsvereinbarung ab.
Schritt 3: Datenschutz prüfen
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung). Stellen Sie sicher, dass:
- Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Systemanbieter besteht (bei Cloud-Lösungen).
- Die Daten nur so lange gespeichert werden, wie es die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfordert (in der Regel 2 Jahre nach MiLoG, ggf. länger nach ArbZG).
- Mitarbeiter über die Datenverarbeitung informiert werden (Art. 13 DSGVO).
Schritt 4: Schulung und Einführung
Ein System nützt nichts, wenn Mitarbeiter es nicht korrekt nutzen. Planen Sie Schulungen für alle Beschäftigten – auch für Führungskräfte, die Zeiterfassungsdaten genehmigen oder kontrollieren.
Schritt 5: Prozesse regelmäßig überprüfen
Die Rechtslage zur Arbeitszeiterfassung entwickelt sich weiter. Das geplante Arbeitszeitgesetz wird konkretere Vorgaben bringen. Stellen Sie sicher, dass Sie über Änderungen informiert werden – und passen Sie Ihre Prozesse entsprechend an.
Compyl-Tipp
Compyl überwacht alle Entwicklungen rund um die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – von BAG-Urteilen bis hin zum geplanten Arbeitszeitgesetz – und informiert Sie mit konkreten Handlungsanweisungen.